Некоторые рекомендации при печатании текстов служебных документов

Кирсанова М.В.

1. Особенности официально-делового стиля.

Как
целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям.
Это:

краткость
и компактность изложения официального материала;

точность
и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

последовательность
использования технических приемов правотворчества.

Официально-деловому
стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются
нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных
именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического
единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Отбор
лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов.
Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа:
«необходимо улучшить зоо техническое и ветеринарное обслуживание
животноводства» (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства),
«удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукты, но не
себестоимость; возможный вариант: «снизить себестоимость»).

Не
допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным
моделям, например «конструкторат», «переорганизация», а также слов, относящихся
к разговорной лексике, например «секретарша», «лаборантка».

Если
неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно
исказить смысл. Например, нередко путают слова «представить» и «предоставить».
Представить — 1) предъявить, сообщить («представить список сотрудников»,
«представить доказательства»); 2) познакомить с кем-либо («представить
коллективу нового работника»); 3) ходатайствовать (о повышении, о награде)
(«представить к очередному званию», «представить к ордену»); 4) составить,
обнаружить («представить (собой) значительную ценность»); 5) мысленно
вообразить («представить (себе) картину боя»); 6) изобразить, показать
(«представить в смешном виде»). Предоставить — 1) отдать в чье-либо
распоряжение, пользование («предоставить квартиру», «предоставить транспортные
средства»); 2) дать право, возможность сделать, осуществить что-либо
(«предоставить отпуск», «предоставить слово»); 3) разрешить действовать
самостоятельно или оставить без присмотра («предоставить самому себе»,
«предоставить дело случаю»).

Неумение
выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: «в апреле
месяце» (апрель — именно месяц, и ничто иное), «информационное сообщение»
(любое сообщение содержит информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста
повторы типа: «польза от использования», «следует учитывать следующие факты»,
«данное явление полностью проявляется в условиях…»

Для
текстов официальных документов не характерно использование образной
фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.

Стандартные
обороты речи типа: «в связи с распоряжением правительства», «в порядке оказания
материальной помощи», «в связи с тяжелым положением, сложившимся…» —
постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый
характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они
выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во
внимание», «довести до сведения». Но если нормы нарушаются из-за незнания
особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки.
Например, глагол «допускать» («допустить») в .значении «сделать что-либо,
совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчет» и
некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные
явления, но не называющими конкретного поступка: «допустить грубость,
чванство». Неправильны сочетания типа: «допускать дефекты (брак, поломки,
хищения)», в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и
т.д.

2. Употребление прописных и строчных букв.

В
названиях органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы пишутся
первое слово и имена собственные. Например: Федеральное агентство
правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации.

Все
слова с прописной буквы пишутся в следующих названиях:

Правительство
Российской Федерации;

Коллегия/
Правительства Российской Федерации;

Совет
Министров Республики Башкортостан и т.п.

В
названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов
государственного управления Российской Федерации и республик в ее составе с
прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена
собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия
пишутся так же, как при самостоятельном употреблении. Во множественном числе
или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со
строчной буквы: «правительство», «министерство», «республиканские
министерства», «государственный комитет», «государственные комитеты».

Названия
органов судебной власти принято писать так:

Конституционный
Суд Российской Федерации;

Верховный
Суд Российской Федерации;

Высший
Арбитражный Суд Российской Федерации.

Аналогичным
образом пишутся названия соответствующих органов и должностей в республиках в
составе Российской Федерации:

Верховный
Суд Республики Башкортостан;

Высший
Арбитражный Суд Удмуртской Республики.

Во
всех остальных случаях слова «суд», «судья», «государственный арбитр» пишутся
со строчной буквы.

В
названиях актов высших органов государственной власти и управления Российской
Федерации прописные буквы употребляются следующим образом:

Конституция
Российской Федерации;

Конституция
(но: конституции республик);

Декларация
прав и свобод человека и гражданина;

Федеративный
договор;

Основы
законодательства Российской Федерации;

Закон
Российской Федерации «О прокуратуре Российской Федерации» (но: законы);

Кодекс
Российской Федерации об административных правонарушениях;

Указ
Президента Российской Федерации (но: указы Президента Российской Федерации);

распоряжение
Президента Российской Федерации; постановление Правительства Российской
Федерации;

Распоряжение
Правительства Российской Федерации.

С
прописной буквы пишутся названия должностей в системе государственной власти и
управления Российской Федерации:

Президент
Российской Федерации;

Руководитель
Администрации Президента Российской Федерации;

Советник
Президента Российской Федерации; Председатель Правительства Российской
Федерации;

Первый
заместитель Председателя Правительства Российской Федерации;

Заместитель
Председателя Правительства Российской Федерации;

Председатель
Конституционного Суда Российской Федерации; Председатель Верховного Суда
Российской Федерации;

Председатель
Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

Министр
финансов Российской Федерации;

Председатель
Государственного комитета Российской Федерации по вопросам архитектуры и
строительства;

Руководитель
Аппарата Правительства Российской Федерации.

Аналогично
пишутся названия должностей в системе представительной, исполнительной и
судебной власти субъектов Российской Федерации.

Со
строчной буквы пишутся названия следующих должностей:

начальник
Государственно-правового управления Президента Российской Федерации;

начальник
Контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации;

генеральный
директор Федерального агентства правительственной связи и информации при
Президенте Российской Федерации;

первый
заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации;

заместитель
Министра здравоохранения Российской Федерации;

заместитель
Председателя Государственного комитета Российской Федерации по управлению
государственным имуществом;

председатель
Комитета Российской Федерации по геологии и использованию недр;

генеральный
директор Российского космического агентства;

глава
администрации Красноярского края;

губернатор
Сахалинской области;

мэр
Санкт-Петербурга;

премьер
правительства Москвы;

председатель
Военной коллегии Верховного Суда Российской Федерации;

член
коллегии Генеральной прокуратуры.

Названия
должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы:

председатель
Федерации независимых профессиональных союзов России;

президент
Союза арендаторов и предпринимателей России.

С
прописной буквы пишутся такие звания, как Герой Российской Федерации. Почетные
звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы, в других
случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы. Например:
«установить почетное звание «Народный артист Российской Федерации»»,
«присвоить почетное звание «Народный художник Российской Федерации»»
(но: «наградить народного артиста Российской Федерации»).

Воинские
звания, ученые степени и звания пишутся со строчной буквы:

маршал
артиллерии (но: Главный маршал авиации);

генерал
армии;

адмирал;

академик;

действительный
член Российской академии наук;

доктор
технических наук; ,

член-корреспондент
Российской академии наук;

лауреат
Государственной премии.

Существуют
так называемые условные имена собственные. В особом стилистическом употреблении
с прописной буквы пишутся слова «Родина», «Отчизна», «Человек» и др.

Со
строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях:

государственная
граница Российской Федерации; государственная награда Российской Федерации.
Слово «Государственный» пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:

Государственный
герб Российской Федерации; Государственный гимн Российской Федерации;
Государственный флаг Российской Федерации; Государственная программа…

3. Наиболее употребляемые сокращения слов.

Все
сокращения слов и наименований должны быть обще-принятыми. Например, сокращенно
записываются название единиц измерения (при цифрах):

ампер
— А метр — м

атмосфера
– атм миллиметр — мм

гектар
– га секунда — с

грамм
– г тонна — т

килограмм
– кг центнер – ц

Существуют
и другие общепринятые сокращения:

год,
годы – г. , гг. (при цифрах) область – обл.

город
– г. поселок – пос.

дом
– д. прочее – пр.

другие
– др. пункт – п.

и
так далее – и т.д. район – р-н (при названии)

и
тому подобное – и т.п. рубль – р., руб.

железнодорожный
– ж.д. село – с. (при названии)

копейка
– к., коп. смотри – см.

миллиард
– млрд то есть – т.е.

миллион
– млн тысяча – тыс.

Официально
узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые
из них по первым буквам полного наименования (буквенные аббревиатуры), например
МГУ (Московский государственный университет); по слоговому принципу, например
Минздрав (Министерство здравоохранения); по смешанному принципу, например
Гипрохолод (Государственный институт по проектированию холодильников, фабрик
мороженого, заводов сухого и водного льда и жидкой углекислоты). При этом буквенные
аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключение
составляют слово ГЭС и подобные, которые не склоняются.

Сокращенная
запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество
информации в минимальном объеме текста. Но сокращенные написания должны быть
понятны читающему, например сокращения «бук.», «бух.» известны только
специалистам («бук.» — буксир, «бух.» — бухта). Однако документ, в котором
употреблено слово в сокращенном виде, может быть предназначен для очень
широкого круга лиц. В этом случае сокращение должно быть заменено полным
написанием. Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращениями
снижает официальный тон документа.

Написание
сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте
сокращать слово «район» и «р.», и «р-н». Нельзя сокращать обозначения единиц
физических величин, если они употребляются без цифр. Исключение составляют
единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений,
входящих в формулы.

В
официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических
названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия
написана с двумя инициалами, например «Иванов В.В.» или «В.В.Иванов», она и в
дальнейшем Должна писаться так же.

4. Оформление дат и чисел в документах.

Даты
и календарные сроки в тексте проектов решений рекомендуется писать в одной
строке таким образом: 15 мая 1993 г., в мае 1993 г., но: за 8 месяцев 1993
года, в 1993 году, план на 1993 год, с 1988 по 1995 год, в 1992 — 1993 годах; в
первом полугодии 1991 г., но: в I квартале 1993 г.

В
названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое
число и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День металлурга, День
российской печати, Рождество Христово, но: День Победы. Если начальное
порядковое числительное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы
пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет
наращения: 1 Мая, 8 Марта.

Порядковое
числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа:
«представители Российской Федерации на семьдесят первом заседании Генеральной
Ассамблеи ООН».

Порядковые
числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд,
80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без
наращения: рабочие III разряда, II очередь строительства, специалист I
категории.

Денежные
выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте проекта решения
рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн рублей. Денежные
выражения в рублях следует писать так: 108 руб.

Названия
единиц измерения в текстах указов, постановлений и распоряжений рекомендуется
писать следующим образом: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб.
метров, 20 млн тонн; в приложениях — сокращенно: 5 тыс. м, 120 кв. м, 60 куб.
м, 20 млн т.

Существительное
после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном
падеже единственного числа: 28,5 метра, 28,5 кв. метра, но: 28,5 тыс. метров.

При
обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются
слова «штук», «человек»: 10 автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих.
Но: 100 голов скота (птицы). Сложные существительные и прилагательные, имеющие
в своем составе числительные, пишутся так: 150-летие, 3-месячный,
25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционный.

Необходимо
помнить, что округление числовых значений величий до первого, второго, третьего
и т.д. десятичного знака для различных типоразмеров, видов, марок продукции
одного названия, как правило, должно быть одинаковым.

Недопустимо
использовать в тексте математический знак минус перед отрицательными значениями
величин. Знак минус следует заменять словом «минус». Нельзя употреблять знаки
номера и процента без цифр.

Список литературы

Для
подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://www.i-u.ru/

Оставить комментарий


Лимит времени истёк. Пожалуйста, перезагрузите CAPTCHA.