Бизнес сообщество

Содержание

1. Организация
делопроизводственной службы в учреждении. Инструкции о делопроизводстве, их
значение и требования, предъявляемые к ним

2. Виды документов по
личному составу, особенности их оформления. Трудовой договор

3. Оформите несколько
видов отметок: об исполнителе документа, об исполнении документа и направлении
его в дело

Список использованной
литературы

1. Организация
делопроизводственной службы в учреждении. Инструкции о делопроизводстве, их
значение и требования, предъявляемые к ним

Одной из
важнейших задач современного управления является рациональная организация
работы служащих, деятельность которых протекает в организации. Эта деятельность
базируется на таких процессах, как получение информации и ее обработка: анализ,
подготовка и принятие решений; выполнение решений; учет и контроль принятых решений.
Интенсивность этих процессов столь велика, а потери, связанные с несвоевременными
и некачественными решениями столь существенны, что значение их организации становится
первостепенным. При этом уровень знаний и умения руководителя в области организации
документационного управления становится определяющим для всей организации и
достигаемых ею результатов.

Существует
три формы организации делопроизводства: цент­рализованная, децентрализованная и
смешанная[1]. При централизованной
форме организации делопроизводства все операции по обработке документов
сосредоточиваются (централизу­ются) в едином для всего учреждения центре —
канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает
рассредоточение делопроизводственных операций между структур­ными
подразделениями учреждения; при этом в каждом из них вы­полняется относительно
однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать
децентрализованную форму орга­низации делопроизводства, при которой делопроизводственные
опе­рации выполняются в различных структурных подразделениях учреж­дения, с
организационной структурой службы делопроизводства, име­ющей специализированные
подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной
форме операции выполня­ют централизованно (прием, регистрация, контроль,
размножение до­кументов) и децентрализованно (справочно-информационное обслужи­вание,
хранение документов, формирование дел).

Форму
организации делопроизводства выбирают с учетом раз­мера учреждения, объема
документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях
(когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также
в тер­риториально разобщенных (расположенных, например, в различ­ных районах
большого города) выбирают централизованную фор­му. В большинстве же учреждений
и организаций используют сме­шанную форму организации делопроизводства.

Наиболее
рациональной формой организации отдельных дело­производственных процессов и
операций является централизация, поскольку она позволяет:

• снизить
стоимость делопроизводственных операций;

• улучшить
организацию труда делопроизводственного персо­нала и, в частности, внедрить его
нормирование;

• обеспечить
специализацию и взаимозаменяемость работников;

• использовать
прогрессивные и производительные техничес­кие средства;

•
обеспечить единство организационного и методического ру­ководства.

В
современных условиях полностью централизовать делопроиз­водственное обслуживание
можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях
следует стремиться к целесо­образной централизации отдельных функций
делопроизводства, та­ких, как прием и отправка документов, регистрация и
контроль ис­полнения документов, стенографирование и печатание документов, их
размножение, методическое руководство делопроизводством. В небольших
учреждениях, не имеющих общих отделов, отде­лов делопроизводства,
делопроизводственное обслуживание осу­ществляет секретарь-референт
руководителя.

Если организация или учреждение имеют большой
объем доку­ментов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за де­лопроизводство:
канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного
подразделения отражается в специально разрабатываемом положении.

С целью регламентации делопроизводственного
процесса, оп­ределения приемов и способов создания и обработки документов в
организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству,
которые учреждаются приказом руководите­ля учреждения.

Организационные документы реализуют нормы административного и
гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго
обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру
утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или
распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или
распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения
новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые
организационные документы.

Устав – правовой акт, определяющий порядок образования,
компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в соответствии с
законодательством Республики Беларусь должно включать:

•
наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

•
местонахождение (почтовый адрес);

• предмет и
цель деятельности;

• порядок
образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и
т.д.);

• порядок
распределения прибыли;

• порядок
образования учреждения (организации, предприятия);

• порядок
управления и прекращения деятельности;

• органы
управления (внутренняя организационная структура).

Положения –
правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права,
обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).

Положения
могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для
однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных.
Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения
о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях,
комиссиях, советах).

Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД.
Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов:
наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также
дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к
тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования.

Текст
положения включает следующие разделы:

• Общие
положения;

• Цели и
задачи;

• Функции;

• Права и
обязанности;

•
Руководство;

•
Взаимоотношения с другими подразделениями.

Положения
подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками
(например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя),
визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение вступает
в силу с момента утверждения.

Инструкция –
правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные,
научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности
учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений),
должностных лиц.

Инструкции
издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных
документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских,
отчетных и др.).

Инструкция
оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты:
наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок
к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования.
Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами,
а количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция
руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается
руководителем организации или специальным распорядительным документом.

Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда и др.
Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников
организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным
расписанием.

Текст
должностной инструкции состоит из следующих разделов:

• Общие
положения;

• Должностные
обязанности;

• Права;

•
Ответственность;

•
Взаимоотношения.

Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия,
указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована
УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов:
наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания;
гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется
в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных
единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы.

Штатное
расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела
кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации,
подпись которого заверяется печатью.

Структура и штатная численность – документ, который закрепляет
наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных
единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке
предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида
документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись,
печать. Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела
кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации.
Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе
утверждения заверяется печатью.

Регламент – документ, устанавливающий порядок деятельности руководства
организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент работы
коллегиального или совещательного органа определяет:

• статус
коллегиального или совещательного органа;

• порядок
планирования работы;

• порядок
подготовки материалов для рассмотрения на заседании;

• внесение
материалов на рассмотрение;

• порядок
рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;

• ведение
протокола заседания;

• оформление
решений коллегиального или совещательного органа;

• порядок доведения
решений до исполнителей;

•
материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламенты
обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и
согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации
или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально.

2. Виды
документов по личному составу, особенности их оформления. Трудовой договор

Особую
группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу,
характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников
организаций, учреждений. К таким документам относятся: приказы по личному
составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки, трудовые договора,
трудовые контракты и др[2].

Трудовые
контракты. Документом, который фиксирует согласие сторон об установлении
трудовых правоотношений и регулирует их, является трудовой контракт (договор).
Трудовой контракт должен заключаться в письменной форме.

При заключении
контракта рекомендуется указывать следующие основные условия:

• место
работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес);

• конкретную
работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности,
которую должен выполнять работник;

• дату начала
работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт;

• оплату
труда;

• обязанности
предприятия по обеспечению охраны труда.

Контрактная
форма найма, организации и оплаты труда распространяется на следующие категории
работников:

• на
постоянных работников;

• на
временных работников;

• работающих
на основном месте работы;

• работающих
по совместительству.

В контракте
определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или
должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную
инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.

Трудовой
контракт может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не
более 5 лет, на время выполнения определенной работы.

Контракт
составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником,
заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится на предприятии, второй у
работника.

Резюме. В
настоящее время распространенным документом при приеме на работу является
резюме.

Его
особенностью является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности
в обратном хронологическом порядке.

Реквизиты
резюме: наименование вида документа, дата, текст, подпись, а также указываются
данные об авторе (фамилия, имя, отчество, профессия, специальность, квалификация,
домашний адрес, телефон).

Текст может
состоять из разделов:

• цель резюме
– место, на которое претендует составитель;

•
образование;

• трудовая
деятельность;

• специальные
знания;

• семейное
положение.

Приказ по
личному составу. Прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия
оформляются приказами по личному составу. Приказы по личному составу группируются
в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с»
или «к». Приказы по личному составу относятся не только к распорядительной документации,
но одновременно являются первичными учетными документами. Поэтому приказ по
личному составу оформляется на общем бланке и одновременно информация
фиксируется в унифицированной форме первичной учетной документации.

Реквизиты
приказа: наименование организации, вид документа, дата, номер, место
составления, заголовок, визы, подпись. Начинаются приказы по личному составу с
глагола: принять, перевести, уволить, командировать, зачислить, назначить,
который печатается прописными буквами. Затем с новой строки указывается
фамилия, имя, отчество (полностью), название должности, наименование
структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом принять работника
(например, приказ о назначении).

Приказ о
приеме на работу оформляется также на бланке типовой межотраслевой формы №Т–1.
Бланк размером А5 имеет лицевую и оборотную стороны. Приказ составляется в
одном экземпляре, визируется и подписывается руководителем предприятия.

Приказ о
прекращении трудового договора составляется на бланке формы №Т–8.

В графе
«основание» указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление,
докладная или объяснительная записка) или статья Трудового кодекса Республики
Беларусь, соответствующая причине увольнения.

Все приказы
визируются юристом и другим должностным лицом, в обязанности которого входит
работа с персоналом предприятия.

Все приказы
по личному составу объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении
с приказом проставляется самими работником и содержит подпись работника и дату
ознакомления.

Приказы по
личному составу хранятся 75 лет.

Трудовая
книжка. На всех предприятиях, организациях независимо от форм собственности на
работников ведутся трудовые книжки. Трудовая книжка относится к числу основных
документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы.

На титульном
листе трудовой книжки указываются фамилия, имя, отчество работника полностью
без сокращений, а также указывается дата рождения, которая содержит число,
месяц и год.

Сведения об
образовании и специальности или профессии указываются на основании
соответствующих документов (аттестатов, дипломов, сертификатов, справок, если образование
незаконченное высшее).

На титульном листе
обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать
предприятия, где она была заведена.

Все записи на
последующих страницах трудовой книжки производятся в точном соответствии с
приказом о приеме, переводе или увольнении. С каждой записью в трудовой книжке
необходимо ознакомить ее владельца. При увольнении трудовая книжка выдается
работнику в день увольнения. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования
в сейфах не менее 50 лет.

Личная
карточка. Основным документом по учету персонала предприятия является личная
карточка формы №Т–2, которая заполняется на всех работников предприятия,
принятых на постоянную или временную работу. Все записи в карточке делаются на
основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта и
записей в трудовой книжке заполняется раздел 1 «Общие сведения». Для заполнения
раздела 2 «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.
Главным разделом карточки является раздел 3 «Прием на работу, назначения, перемещения».
Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о
назначении, перемещении или увольнении работника. Личная карточка заводится на
работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке,
составленной по алфавиту фамилий работников. Карточки уволенных сотрудников
формируются в самостоятельное дело также по алфавиту (по трем первым буквам
фамилий). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на
них составляется внутренняя опись. Срок хранения личных карточек – 75 лет.
Личные дела. Совокупность документов, содержащих сведения о работнике
представляет собой личное дело (досье). Чаще всего, оно заводится на
руководителей и ведущих специалистов.

В состав
личного дела должны входить следующие документы:

1. Внутренняя
опись документов, имеющихся в личном деле. Она содержит сведения о порядковых
номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Подписывается ее
составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

2. Анкета или
личный листок по учету кадров. Личный листок по учету кадров содержит
биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с
начала трудовой деятельности, семейное положение и др. Он заполняется от руки
работником при поступлении на работу. Анкета отличается от личного листка тем,
что подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и
сотрудником ответственным за персонал предприятия.

3.
Автобиография или резюме. На коммерческих предприятиях поступающие на работу,
как правило, предоставляют резюме.

4. Копии
документов об образовании. Можно снимать только с подлинников данных
документов.

5. Копии
документов об утверждении в должности. Помещаются в личные дела руководителей
фирмы. (Копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы).

6.
Характеристики или рекомендательные письма. Подшиваются в личное дело работника,
в том случае, если они предоставлялись при приеме на работу или при утверждении
в должности.

7. Трудовой
контракт (договор). Он может входить в состав документов личного дела или
храниться отдельно.

8. Дополнение
к личному листу по учету кадров. Это документ, предназначенный для фиксирования
изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения
им личного листа по учету кадров (или анкеты).

9. Справки и
другие документы, относящиеся к данному работнику (списки изобретений, научных
трудов и пр.)

Личное дело
заводят после издания приказа о приеме работника. Они хранятся инспектором по
персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдаются во временное пользование
лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только
лицами, ответственными за их ведение. Личные дела уволенных работников должны
передаваться на архивное хранение и хранится 75 лет.

Таким
образом, составление и оформление кадровой документации – одна из наиболее
важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы
документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем
организации с учетом требований законодательства по архивному делу и
нормативных документов по оформлению кадровой документации.

3. Оформите
несколько видов отметок: об исполнителе документа, об исполнении документа и
направлении его в дело

Фамилию
исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают
на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем
углу. Отметка об исполнителе документа позволяет получателю документа (адресату)
выяснить по телефону интересующие его вопросы или дать ответ, если решение вопроса
не требует документального закрепления.

Пример: Исакова 234557

Отметка об
исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные:

• краткие
сведения об исполнении или, при наличии соответ­ствующего документа, ссылку на
его дату и номер;

• слова «В
дело»;

• номер дела,
в котором будет храниться документ.

Отметка об
исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и
датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения,
в котором исполнен документ.

Например:

Отправлен
факс от 09.09.2004 № 12

В дело №
05-10

Личная
подпись

Дата

Список
использованной литературы

1.        
Бондырева Т.Н.
Секретарское дело. М.: Высш. шк., 1999

2.        
Зиновьева Н.Б,
Сояпина Н.А Документ коммуникации и восприятия. М.: ПРИОР, 1995

3.        
Кузнецова Т.В
Делопроизводство.  М.: «Инфра-М», 2003

4.        
Кушнаренко Н.Н.
Документоведение. М.: Знание, 2000

5.        
Москалев В.А.
Современное делопроизводство. М.: Инфра–М, 2000

6.        
Писенко
А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Учебное
пособие. М., 2002

7.        
Стенюков М.В.
Документы. Делопроизводство. М.: ПРИОР, 1998

8.        
Стенюков М.В.
Справочник по делопроизводству. М.: ПРИОР, 1998